1. Introduction
La présente politique régit la collecte, le traitement et la protection des données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de la solution Extraction, éditée par QUERCO, SARL au capital de 500 €, 2 rue du Neuberg, 68610 Lautenbach, immatriculée au RCS de Colmar sous le numéro 891 328 619. Cette solution permet aux laboratoires de biologie médicale d'extraire les informations d'une ordonnance et de les insérer directement dans leur Système d'Information de Laboratoire (SIL) de manière automatisée.
La présente politique s'applique à la solution Extraction utilisée par les laboratoires et leur personnel. L'enregistrement en ligne des patients (application d'admission) fait l'objet d'une politique de confidentialité dédiée, accessible directement dans cette application.
La présente politique s'applique également à l'application mobile Querco IDE, utilisée par les professionnels de santé pour enregistrer les prélèvements réalisés au domicile des patients.
Rôles et responsabilités : pour les données des patients (ordonnances, données administratives et de santé), le laboratoire de biologie médicale est responsable du traitement et Querco agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre du contrat conclu avec chaque laboratoire. Pour les comptes des utilisateurs professionnels (identifiants, coordonnées, journaux de connexion, données de facturation), Querco est responsable du traitement.
2. Collecte des données
Extraction collecte les données personnelles suivantes des utilisateurs :
- Nom, prénom
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
En relation avec l'utilisation d'Extraction par les professionnels de santé, des données relatives aux patients et aux professionnels de santé peuvent être collectées, notamment :
- Nom, prénom
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Numéro d'identification national (NIR / RPPS)
- Date de naissance
- Sexe
- Adresse postale
- Numéro de sécurité sociale (NSS)
- Informations sur la santé, notamment les examens biologiques
Extraction collecte ces données personnelles de différentes manières, notamment :
- Lorsque les utilisateurs s'inscrivent à Extraction
- Lorsque les utilisateurs utilisent Extraction pour extraire les informations d'une ordonnance
- Lorsque les utilisateurs contactent Extraction pour obtenir de l'assistance
Données des patients saisies dans Querco IDE. Les données des patients sont saisies ou photographiées dans l'application par le professionnel de santé qui réalise le prélèvement. Elles concernent le patient et non l'utilisateur de l'application : identité, date de naissance, sexe, INS, coordonnées, ordonnances, réponses aux questions du laboratoire et documents associés. Elles sont traitées pour le compte du laboratoire, responsable du traitement, dans les conditions décrites à la section 1.
Localisation dans Querco IDE. Avec l'accord de l'utilisateur, l'application accède à la position de l'appareil, exacte ou approximative, uniquement pendant son utilisation. Cette position sert à associer le lieu du prélèvement au patient et à proposer à l'utilisateur les patients à proximité dont l'ordonnance est à renouveler. Ces coordonnées sont conservées sur l'appareil. L'utilisateur peut refuser ou retirer cette autorisation à tout moment dans les réglages de son appareil, sans que cela empêche l'utilisation de l'application : seule la proposition des patients à proximité n'est plus disponible.
Les photos et documents ajoutés dans l'application peuvent contenir des métadonnées de localisation, enregistrées par l'appareil au moment de la prise de vue. Ces métadonnées sont alors transmises avec le fichier.
3. Utilisation des données
Extraction utilise les données personnelles des personnes concernées pour les finalités suivantes :
- Fournir les services d'Extraction aux utilisateurs
- Améliorer la qualité des services d'Extraction, notamment le modèle d'intelligence artificielle
- Communiquer avec les utilisateurs
- Répondre aux demandes d'assistance des utilisateurs
- Se conformer à la loi
Les données des patients sont traitées pour le compte du laboratoire concerné, responsable du traitement. Elles ne sont mises à disposition que de destinataires autorisés, notamment :
- Les laboratoires de biologie médicale auxquels les patients soumettent des ordonnances
- Les prestataires de services d'Extraction, tels que les hébergeurs de données
- Les autorités compétentes, dans le respect de la loi
4. Conservation des données
Extraction conserve les informations extraites des ordonnances dans leur format original pendant trois mois à compter de leur collecte. Après ce délai, ces informations spécifiques sont anonymisées. L'anonymisation consiste à traiter les données de manière à ce qu'il soit définitivement impossible de retracer ou d'identifier un individu.
Une fois les informations issues des ordonnances anonymisées, elles ne sont plus considérées comme des données personnelles au sens du RGPD et peuvent être conservées et utilisées sans restriction pour des analyses ou des études ultérieures. Cette mesure a été mise en place pour garantir un niveau supplémentaire de protection et de confidentialité aux données de nos utilisateurs.
Pour toutes les autres données personnelles collectées (hors informations des ordonnances), elles sont conservées pendant toute la durée du contrat avec l'utilisateur. À la fin de cette période contractuelle, ces données sont supprimées, conformément à la réglementation en vigueur.
5. Sécurité des données
Extraction met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles des utilisateurs contre la perte, l'utilisation abusive, la modification et la destruction. Conscient de l'importance et de la sensibilité des données de santé que nous traitons, Extraction utilise exclusivement des serveurs certifiés HDS (Hébergeur de Données de Santé) pour stocker ces données.
La certification HDS est une garantie que notre hébergeur répond aux exigences strictes établies par les autorités en matière de sécurité, de protection et de disponibilité des données de santé. Ainsi, en choisissant un hébergeur certifié HDS, nous nous assurons que les données de nos utilisateurs sont gérées avec le plus haut niveau de sécurité et de conformité.
6. Protection des données des mineurs
Extraction reconnaît l'importance de protéger les informations relatives aux enfants, en particulier dans un environnement en ligne. Les services d'Extraction ne sont pas destinés aux enfants et nous ne collectons pas sciemment des données personnelles de personnes de moins de 15 ans sans obtenir le consentement préalable de leur représentant légal.
Si un professionnel de santé ou un utilisateur nous fournit des informations sur un mineur de moins de 15 ans, nous exigeons qu'il confirme avoir reçu le consentement approprié du représentant légal du mineur avant que ces informations ne soient utilisées ou traitées.
Si nous constatons que nous avons collecté des informations d'un mineur de moins de 15 ans sans le consentement vérifiable de son représentant légal, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations de nos serveurs. Si vous pensez que nous pourrions avoir des informations d'un mineur sans consentement approprié, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected], et nous prendrons les mesures nécessaires pour enquêter et, le cas échéant, supprimer ces informations.
7. Droits des personnes concernées
Les personnes concernées ont les droits suivants sur leurs données personnelles :
- Droit d'accès : accéder à leurs données personnelles et en obtenir une copie.
- Droit de rectification : faire rectifier leurs données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander l'effacement de leurs données personnelles dans certains cas, par exemple lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la limitation du traitement : demander la limitation du traitement de leurs données personnelles dans certains cas, par exemple lorsqu'elles contestent l'exactitude des données.
- Droit à la portabilité des données : recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit d'opposition : s'opposer au traitement de leurs données personnelles dans certains cas, par exemple lorsque le traitement est fondé sur un intérêt légitime.
Pour les données traitées pour le compte d'un laboratoire (données des patients), les demandes peuvent être adressées au laboratoire concerné, responsable du traitement, ou à Querco à l'adresse [email protected], qui les transmettra au laboratoire. Pour les données de compte utilisateur, les demandes s'exercent directement auprès de Querco à la même adresse. Les personnes concernées disposent également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
8. Conditions d'application de la politique
Extraction est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour la présente politique afin de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique.
En cas de modifications significatives des termes de la présente politique, Extraction s'engage à en informer les utilisateurs par tout moyen écrit dans un délai minimum de quinze (15) jours avant leur date de prise d'effet.
Tout accès et utilisation des services Extraction passé ce délai seront soumis aux termes de la nouvelle politique.
Tout utilisateur est informé que l'unique version de la politique qui fait foi est celle qui se trouve en ligne, ce qu'il reconnaît et accepte sans restriction. Les utilisateurs sont tenus de se référer à la version en ligne de la politique à la date de leur accès et de chaque utilisation des services.
9. Contact
Pour toute question sur la présente politique de confidentialité, les utilisateurs peuvent contacter Extraction à l'adresse suivante : [email protected]
10. Base légale
Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre d'Extraction repose sur les bases légales suivantes :
- Données des patients (traitées pour le compte des laboratoires) : le traitement est nécessaire à la prise en charge sanitaire et à la gestion des services de santé par des professionnels soumis au secret médical (article 9.2.h du RGPD), ainsi qu'au respect des obligations légales des laboratoires, notamment en matière d'identitovigilance.
- Comptes des utilisateurs professionnels : le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat conclu entre Querco et le laboratoire (création des comptes, fourniture du service, support, facturation).
- Amélioration et sécurisation du service : Querco et les laboratoires ont un intérêt légitime à fiabiliser, sécuriser et améliorer la solution.