Quand un dossier arrive, ordonnance scannée ou formulaire rempli par le patient, Querco vérifie si ce patient existe déjà dans votre fichier patients, synchronisé depuis votre SIL. Sans cette vérification, chaque dossier créerait une nouvelle fiche à l'enregistrement :
Des doublons dans le SIL : un même patient avec deux fiches, deux numéros, deux historiques.
Des informations qui divergent : l'ordonnance porte un nom d'usage, un prénom composé écrit autrement, une ancienne adresse, alors que la fiche est à jour ou l'inverse.
Le mode fusion rapproche le dossier de la fiche existante. Vous voyez, champ par champ, la valeur du dossier et celle de la fiche, vous choisissez celle à conserver, puis vous liez le dossier au patient. À l'enregistrement, l'Admission Bot sélectionne cette fiche dans le SIL au lieu d'en créer une nouvelle, et y reporte les valeurs conservées. Tout utilisateur peut lier un patient.
Quand une correspondance est détectée
La recherche se lance d'elle-même, à l'ouverture du dossier et à chaque modification du bloc « Patient », dès que l'un de ces jeux d'informations est renseigné :
l'INS (15 chiffres) et la date de naissance ;
la date de naissance, les trois premières lettres du prénom et les trois premières lettres du nom ;
la date de naissance, les trois premières lettres du prénom et les trois premières lettres du nom de naissance.
Quand au moins une fiche correspond, une étiquette orange apparaît en haut du bloc « Patient » : « Ce patient existe déjà · 1 correspondance », suivie de « Fusionner ».
L'étiquette n'apparaît pas sur un dossier déjà lié à un patient, ni sur un dossier en cours d'enregistrement, enregistré ou archivé.
Entrer en mode fusion
Cliquez sur « Fusionner ». Le reste du dossier (ordonnances, commentaires, questions…) s'estompe : seuls les blocs « Patient » et « Mutuelle » restent actifs.
Une barre apparaît en bas de l'écran. Elle nomme la fiche retenue : « Fusion avec », puis le nom, le prénom, le n° patient, « INS qualifiée » le cas échéant, et le nombre de champs qui diffèrent. S'il y a plusieurs correspondances, choisissez la bonne fiche dans cette liste.
Chaque champ qui diffère est remplacé par deux lignes : « Dossier », avec la valeur du dossier, et « Fiche », avec celle de la fiche. Les champs identiques restent affichés tels quels, sans choix à faire.
Les champs comparés
Prénom, nom, nom de naissance, sexe, date de naissance, lieu de naissance, INS, téléphone, e-mail, adresse, mutuelle, n° d'adhérent et dates de droits, plus l'IPP, le n° d'admission, le service, la chambre, le poids et la taille pour les laboratoires qui les utilisent. Seuls les champs activés dans votre configuration sont comparés, et un champ vide sur la fiche n'est jamais proposé : la fiche ne peut pas effacer une valeur du dossier.
Trancher les différences
Pour chaque champ qui diffère, cliquez sur la ligne à conserver. Le libellé du champ reste orange tant qu'aucun choix n'est fait, et la barre compte les choix : « 5 / 7 choisis ».
Certains choix sont faits pour vous :
L'identité vient toujours de la fiche. Prénom, nom de naissance, sexe, date de naissance et lieu de naissance sont verrouillés sur la valeur de la fiche (cadenas) : c'est avec cette identité que l'Admission Bot retrouve le patient dans le SIL. Si le dossier diffère, un triangle orange apparaît sur le champ et la barre le rappelle : « Identité différente sur 1 champ (Prénom) : la fiche est conservée ». Le nom d'usage, lui, se choisit librement.
Un champ vide dans le dossier est pré-coché sur « Fiche » : la fiche complète le dossier.
Deux valeurs différentes ne sont jamais pré-cochées : c'est à vous de trancher.
Exemples
Prénom composé : l'ordonnance porte « Anne-Marie », la fiche « Anne Marie ». La fiche est conservée, sans action de votre part.
Déménagement : le dossier porte la nouvelle adresse, la fiche l'ancienne. Cochez « Dossier » : la fiche du SIL sera mise à jour à l'enregistrement.
Mutuelle : le dossier n'en a pas, la fiche en a une. « Fiche » est pré-cochée, rien à faire.
Lier le patient
Quand tous les choix sont faits, cliquez sur « Lier le patient ». Le bouton reste grisé tant qu'un champ attend un choix.
Le dossier reprend les valeurs choisies, et le n° patient s'affiche à côté du titre « Patient ». Les champs d'identité (prénom, nom, nom de naissance, sexe, date et lieu de naissance) sont désormais verrouillés : ils suivent la fiche.
À l'enregistrement, l'Admission Bot sélectionne ce patient dans le SIL par son n° patient, au lieu de créer une nouvelle fiche.
Le statut « INS qualifiée » n'est repris de la fiche que si l'INS du dossier est identique, ou si vous avez conservé celui de la fiche.
Pour sortir du mode fusion sans rien changer, appuyez sur Échap ou cliquez sur « Annuler ». Pour délier un dossier lié par erreur, cliquez sur la croix à côté du n° patient : les champs d'identité redeviennent modifiables et la recherche de correspondance reprend.
Aucune correspondance proposée ?
La date de naissance est indispensable à la recherche : vérifiez qu'elle est renseignée, avec le prénom et le nom (trois lettres chacun) ou l'INS.
Le nom de l'ordonnance peut être un nom d'usage alors que la fiche porte le nom de naissance : renseignez le nom de naissance dans le dossier, la recherche l'utilise aussi.
La fiche est celle synchronisée depuis votre SIL : un patient créé à l'instant dans le SIL peut ne pas encore y figurer.
Vous pouvez aussi chercher la fiche à la main : en tapant dans les champs Prénom, Nom, Nom de naissance, Téléphone, E-mail ou INS, une liste de patients apparaît, limitée aux fiches compatibles avec ce qui est déjà saisi. Choisissez-en une : le dossier reprend toutes ses informations et lui est lié, sans comparaison champ par champ.